Telefundraising. Jak pozyskać darczyńcę przez telefon?
Autor: Joanna Gogolińska
Jeśli myślicie, że telefundraising nie działa… to się mylicie. Co mówią dane?
Z raportu „Kondycja organizacji pozarządowych 2024” wydanego przez Stowarzyszenie Klon Jawor w 2025 roku wynika, że 40% organizacji pozarządowych używa rozmów telefonicznych do fundraisingu – to trzecie najbardziej popularne narzędzie fundraisingowe po pozyskiwaniu środków od firm (50%) i osobistym kontakcie z darczyńcami indywidualnymi (51%). Z kolei 5% organizacji zadeklarowało, że pozyskało najwięcej pieniędzy właśnie dzięki rozmowom telefonicznym.
Fundraising to budowanie relacji, a rozmowa telefoniczna to jeden ze sposobów na nawiązanie i podtrzymanie tej relacji. Sukces w telefundraisingu zależy w dużej mierze od dobrej bazy danych.
Do kogo dzwonić? Skąd wziąć dane do telefundraisingu?
Jest to kluczowe pytanie i bardzo praktycznie odpowiadał na nie na konferencji Promo&Fund’25 Przemysław Leszko z firmy CAF CALL, która specjalizuje się w telefundraisingu. Dane kontaktowe można pozyskiwać legalnie i etycznie z wielu źródeł, o ile zadbamy o zgodność z RODO i transparentność. Bazując na swoich doświadczeniach ze współpracy z wiodącymi organizacjami pozarządowymi, Przemek omówił kilka sposobów pozyskiwania danych kontaktowych potencjalnych darczyńców:
- Wpłatomat na stronie internetowej organizacji
Jeśli na stronie internetowej organizacji mamy możliwość wpłaty jednorazowej lub cyklicznej, możemy darczyńcę poprosić o zgodę na kontakty w celach informacyjnych, edukacyjnych i marketingowych. Pozyskany w taki sposób adres email oraz numer telefonu pozwoli nam na kolejne kontakty z darczyńcą.
- Zapisy na newsletter
Zapisy na newsletter możesz zbierać poprzez formularz na stronie www, a także realizując rekrutacje na inne działania organizacji – wtedy zapis na newsletter można dać jako checkbox do osobnego oznaczenia. Osoby zapisane na newsletter to naturalna grupa potencjalnych darczyńców – lojalna, zaangażowana i już znająca Twoją misję. Możesz w kolejnych mailach zapytać o chęć rozmowy telefonicznej lub poprosić o podanie numeru.
- Ankiety i konkursy online
Proste akcje w mediach społecznościowych czy na stronie WWW, w których użytkownicy dobrowolnie podają dane kontaktowe – przy odpowiednio zaznaczonej zgodzie marketingowej – są świetnym sposobem na budowanie bazy. Przykład: quiz wiedzy z nagrodą, rejestracja do udziału w webinarze lub akcji.
- Petycje i apele
Podpisując petycję lub apel online, wiele osób deklaruje gotowość do dalszego zaangażowania. W tym celu można dodać formularz z pytaniem: „Czy możemy się z Tobą skontaktować, aby opowiedzieć, co dalej robimy w tej sprawie?”
- SMS i kampanie mobilne
W wielu kampaniach charytatywnych darczyńcy wysyłają SMS-y (np. o treści „POMOC”) pod konkretny numer). Jeśli system zbiera dane i wysyła odpowiedź z linkiem – można tam umieścić prośbę o podanie numeru lub wyrażenie zgody na kontakt.
- Internet, prasa, radio, telewizja, screeny w transporcie z formularzami lub QR kodem
Telefundraising może być skutecznie wspierany przez działania promocyjne w innych kanałach. Można w nich zachęcać do wsparcia działań organizacji i do wejścia na stronę akcji, wypełnienia formularza lub wysłania sms, czyli ogólnie – do pozostawienia swoich danych. W ten sposób pozyskujemy kontakt do naszego potencjalnego darczyńcy i możemy się do niego zwrócić z prośbą o wsparcie.
- Wzbogacanie istniejącej bazy danych
Jeśli masz już kontakty mailowe lub adresy do wysyłki materiałów – możesz je uzupełniać o numery telefonów, np. przy okazji kolejnych interakcji (ankiety, formularze). Możesz zrobić to samodzielnie lub zlecić to działanie zewnętrznej firmie.
Jak wygląda proces telefundraisingu?
Na początku musimy sobie zdefiniować cel kampanii. Może to być podziękowanie za wsparcie, zachęcenie do wsparcia naszej organizacji poprzez 1,5% podatku, jednorazową albo cykliczną wpłatę, lub prośba o zwiększenie kwoty darowizny. Warto także pamiętać, że rozmowa telefoniczna może dotyczyć także innych aspektów niż pozyskiwanie środków, na przykład- zbadania opinii naszych beneficjentów na interesujący nas temat.
Kolejnym krokiem jest zebranie i przygotowanie bazy danych. O metodach pisałam wyżej, ale nie oznacza to, że do wszystkich darczyńców z naszej bazy dzwonimy w tych samych celach, dlatego warto zastanowić się, do których osób z naszej bazy chcemy skierować dane działanie.
Najważniejszym etapem przygotowania samej rozmowy jest opracowanie skryptu rozmowy, czyli dokładne rozpisanie krok po kroku treści rozmowy z potencjalnym darczyńcą. Skrypt powinien zawierać:
- Krótkie przedstawienie siebie i celu rozmowy.
- Wprowadzenie do sprawy / kampanii. W tej części warto podać argumenty emocjonalne, związane z problemem i kluczowe liczby obrazujące problem. Następnie opowiedzieć, w jaki sposób organizacja planuje na ten problem zareagować, co zrobi dzięki wsparciu darczyńcy.
- Odpowiedzi na typowe pytania. Ważne jest zidentyfikowanie przez rozmową możliwych obiekcji, czy dodatkowych pytań, które mogą paść w trakcie rozmowy i przygotowanie naszej odpowiedzi, aby nie zostać zaskoczonym w trakcie rozmowy.
- Wezwanie do działania. Kluczowe jest precyzyjne określenie, o co darczyńcę chcemy poprosić – np. zwiększenie kwoty darowozny, przejście z wpłaty jednorazowej na stałą comiesięczną. Musimy także zapowiedzieć, jakie są konkretne kroki do zrobienia po rozmowie (np. wypełnienie polecenia zapłaty).
- Podziękowanie – niezależnie od wyniku rozmowy.
Osoby, które będą dzwonić do darczyńców powinny zostać dobrze przeszkolone, bo pierwsze wrażenie robi się tylko raz – w przygotowaniu pomoże dobry skrypt i jego przećwiczenie. Rozmowy warto rejestrować i robić z nich notatki, aby wiedzieć, na co darczyńca się zdecydował i jakie działanie mamy wykonać po tej rozmowie (follow-up). Może to być wysłanie maila z informacjami, wysłane kuriera z poleceniem zapłaty). Cały proces warto przeanalizować, zastanowić się, co wyszło, a co nie- co można poprawić kolejnym razem.
Do wdrożenia od zaraz – skrócona ściąga z telefundraisingu
Materiał powstał na podstawie prezentacji Przemysława Leszko z firmy Caf CALL, przedstawionej na konferencji Promo&Fund’2025.
Konferencja została dofinansowana ze środków Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego w ramach Rządowego Programu Rozwoju Organizacji Obywatelskich na lata 2018 – 2030 PROO.
Konferencja została dofinansowana ze środków budżetu Samorządu Województwa Dolnośląskiego.
Patronat Honorowy
Wspierają nas
Zadanie dofinansowane ze środków budżetu Samorządu Województwa Dolnośląskiego
Partnerzy konferencji
