Dobra oferta fundraisingowa w 6 krokach

Autor:
Joanna Gogolińska

Zabierając się do przygotowania oferty zawsze sobie przypominam, że dla firmy sponsoring to nie filantropia. Każda firma dostaje mnóstwo propozycji współpracy. Nasza musi się wyróżniać, pasować do strategii i potrzeb firmy. I musi trafić do odpowiedniej osoby w odpowiednim czasie i formie. Oferta to także osoba, która ją przedstawia – jej motywacja, jej pasja, jej przekonanie o wartości przedsięwzięcia. Dobre połączenie wszystkich tych elementów daje nam szansę na sukces. Łatwo powiedzieć? Za chwilę sam/a się przekonasz, że to prostsze niż myślisz!

Krok 1 – Przemyślmy nasz projekt. Co w nim może być interesujące i dla kogo?

Gdy przygotowuję plan działań sponsoringowych dla nowego przedsięwzięcia, zaczynam od kilku pytań:

  • Jakie cele wspiera? Jaki będzie jego efekt? 
  • Czy jest to działanie ogólnopolskie, czy jest lokalne?
  • Kto jest jego odbiorcą bezpośrednim, a kto pośrednim? Kto zyska na jego realizacji?
  • Jakie są elementy składowe przedsięwzięcia?
  • Czym moje przedsięwzięcie się wyróżnia? Dlaczego jest wyjątkowe?
  • Ile projekt będzie kosztował? Czy jakieś elementy kosztochłonne można zrealizować we współpracy z firmami w formie barterowej?

Krok 2 – Tworzymy listę firm, instytucji, które mogą wesprzeć nasze działanie.

Dla każdego przedsięwzięcia można zbudować koalicję/ społeczność firm i instytucji, które mogę je mogą wesprzeć.

Obecni partnerzy

Ja zaczynam od tego, co najbliżej – przyglądam się partnerom, z którymi pracuję obecnie przy innych przedsięwzięciach. Zastanawiam się, czy nowy temat jest dla nich interesujący, czyli zgodny z ich celami, z ich działaniami, potrzebami?

Lokalny samorząd

Lokalny samorząd – miasto, powiat, urząd wspierają działania lokalne i regionalne, czyli te, które bezpośrednio dotyczą ich odbiorców. Informacje o programach grantowych dla organizacji pozarządowych łatwo znaleźć w internecie – na stronach miejskich w zakładce z zadaniami publicznymi, na portalach zbierających różnych grantodawców typu witkac.pl, ngo.pl.

Poza wsparciem dotacyjnym, o którym napiszę osobno, samorządy można także traktować jako potencjalnego sponsora i proponować im współpracę – usługę promocyjną z propozycją konkretnych świadczeń. Jest to partner bardzo otwarty na potrzeby różnych grup odbiorców, własnych beneficjentów. Często oczekiwaniem takiej instytucji jest nie tylko promocja miasta/ regionu, ale konkretnego działania. Świetnie, jeśli nasze przedsięwzięcie jest takim właśnie działaniem. Na przykład miasto wspiera przedsiębiorczość kobiet powracających na rynek pracy, a nasze przedsięwzięcie to warsztaty dla kobiet z danego miasta, kobiet, które chcą wrócić na rynek pracy po urlopie wychowawczym. Proponujemy im warsztaty z szukania swoich mocnych stron, odkrywania talentów, rozwijania wokół nich własnego biznesu i tworzenia sobie miejsca pracy.

Lokalne firmy

W przypadku działań o skali lokalnej warto do współpracy zaprosić firmy lokalne. Dla nich wspieranie przedsięwzięć dotyczących społeczności lokalnych to działanie promocyjne, budujące świadomość marki w regionie. Wiele firm wpisuje w plany sponsoringowe pokazywanie siebie jako dobrego pracodawcy, jako instytucji, która dba o wspólną przestrzeń dla lokalnej społeczności, przyczynia się do rozwoju. Jeśli organizujemy piknik sportowy z okazji dnia dziecka, to zaproszenie lokalnych firm do współpracy daje nam duże szanse powodzenia.

Większe firmy

Trochę trudniej jest pozyskać większe firmy. Tu proces nawiązywania współpracy jest dłuższy i bardziej sformalizowany. Punktem zaczepienia firmy działającej ogólnopolsko może być siedziba (np. nasze przedsięwzięcie odbywa się w danym mieście). Dodatkowo tematyka naszego działania musi być zgodna z polityką CSR firmy. Zwykle takie informacje są na stronie firmy – to strategie działania, cele, opis działań, które firma wspiera. W raportach CSR firm można znaleźć informacje o wspieranych inicjatywach. Kopalnią wiedzy będą dla nas nie tylko strony internetowe firm, ale także ich media społecznościowe. Tam sprawdzimy, na co firma zwraca uwagę, czym się chwali, co podkreśla w swojej komunikacji. Czy ma jakiś ambasadorów i z jakiego są oni obszaru? Czy nasze przedsięwzięcie byłoby ich uzupełnieniem?

Można też do szukania firm podejść branżowo. Jeśli działamy w obszarze np. czystości wód, to możemy poszukać firm aktywnych w tym obszarze. Sprawdźmy, kto reklamuje się w portalach tematycznych, w mediach społecznościowych. Zwróćmy uwagę, jakie są imprezy branżowe, kto jest ich partnerem, a kto jest sponsorem. Wszystkie te firmy są naszymi potencjalnymi partnerami, bo nigdzie nie jest powiedziane, że dana firma wspiera tylko jedno przedsięwzięcie z określonej tematyki, a nie kilka.

Mamy już listę firm/ instytucji, z którymi chcielibyśmy współpracować.

I co dalej?

Krok 3 – Tworzymy ofertę dla konkretnej firmy

W kolejnym kroku tworzymy ofertę. Ja zwykle mam jeden schemat, który dostosowuje do specyfiki danej firmy. I zawsze stosuję zasadę, że mniej znaczy więcej. Lepiej przygotować kilka ofert, ale naprawdę przemyślanych i pasujących do instytucji. Co powinniśmy zawrzeć w ofercie?

  • Główną ideę, czyli co chcemy zrobić, dla kogo i dlaczego. Tu trzeba pokazać swoją instytucję, jej sukcesy i skalę działania. Co do tej pory zrobiliśmy, z czego jesteśmy dumni.
  • Nasze przedsięwzięcie – im konkretniej tym lepiej. Ważne, aby podkreślić te elementy, które mogą zainteresować firmę, bo są zgodne z jej obszarem zainteresowania czy działania.
  • Efekty liczbowe przedsięwzięcia, czyli staramy się oszacować, do ilu osób dotrzemy z naszym działaniem, ile osób weźmie w nim udział i jaki będzie tego efekt.
  • Korzyści dla uczestników – czego się nauczą? Co będzie ich korzyścią z udziału w projekcie? Ważne, aby spróbować powiązać te efekty z zainteresowaniami firmy, do której składamy ofertę.
  • Ludzi – konkretną osobę, która jest uczestnikiem projektu. Dobrze jest pokazać potrzeby naszego beneficjenta, rozwój i wsparcie, jakie otrzyma dzięki przedsięwzięciu. To nadaje naszej ofercie konkretny wymiar. Oczywiście grupa docelowa, do której kierujemy działania (np. kobiety z małych miejscowości, osoby powracające na rynek pracy itp.) powinna być istotna także dla firmy, o której wsparcie się ubiegamy.
  • Zdjęcia, filmy – pamiętajmy, że ludzie są wzrokowcami, lepiej zapamiętają świetne zdjęcie i ujęcie niż tysiąc wypowiedzianych słów.
  • Konkretne korzyści dla firmy – np. możliwy udział merytoryczny sponsora w wydarzeniu, zaangażowanie pracowników, możliwości promocyjne.

Krok 4 – Zastanawiamy się nad formą oferty

Tutaj możliwości jest naprawdę wiele. Oferta może być dłuższą prezentacją, dobrze napisanym listem, onepagerem czy krótką prezentacją i materiałem video. Wybierzmy tę formę, w której czujemy się najlepiej i która najkorzystniej pokaże nasze działania.

Sama zwykle stosuję prezentację multimedialną, która na kilku stronach przybliża całe przedsięwzięcie, jego ideę, cele, planowane działania i efekty. Staram się w niej pokazać także innych zaangażowanych partnerów. Odnoszę się do możliwości sponsoringowych i promocyjnych firm. Zawsze też podaję dane kontaktowe do osoby, która odpowiada za projekt.

Uważam, że im krótsza prezentacja tym lepsza, ważne, by zawierała ona podstawowe informacje wymienione powyżej. Dobrze, aby prezentacja dawała jasny przekaz, o co nam chodzi w projekcie i czego oczekujemy od firmy, co jej proponujemy w zamian. Zawsze pamiętam o tym, że materiał może być przesyłany innym osobom i staram się, aby korzyści z udziału w naszym przedsięwzięciu były opisane w jasny sposób dla każdego, kto zapozna się z moją prezentacją.

Drugi dokument, który zwykle przygotowuję, to lista świadczeń sponsorskich, czyli szczegółowa lista, jakie możliwości promocyjne dla partnera daje nasze przedsięwzięcie, jak partner może się podczas przedsięwzięcia zaprezentować. Wskazuję, jakie działania merytoryczne (dyskusja, materiał video, warsztat itp.) będą realizowane, a jakie promocyjne (zamieszczenie logotypu w różnych materiałach, działania promocyjne i reklamowe w mediach tradycyjnych i społecznościowych). Przy świadczeniach sponsorskich ważne jest oszacowanie zasięgu i liczby odbiorców naszych działań.

Czasem przy nowych przedsięwzięciach stosuję także onepagera – jedną strona informacji o projekcie, zawierającą tekst wraz z niewielką grafiką. Onepager ma zwięźle przedstawić naszą ideę i zachęcić sponsorów do zainteresowania tematem i spotkaniem z nami.

Jeśli jest taka możliwość, staram się dołączyć materiał video o projekcie – może to być podsumowanie poprzedniej edycji danego działania lub reklama działań mojej organizacji. Ważne, aby pokazywał główną ideę przedsięwzięcia i jego skalę. Przede wszystkim zaś emocje i osoby – to je najbardziej pamiętamy z filmów.

Krok 5 – Dotrzyj do właściwej osoby

Najważniejszy etap naszych działań to dotarcie z ofertą do właściwych osób w firmie, czyli do decydentów.

Kto jest tą osobą? To musimy ustalić sami. Czasami to szef marketingu, czasem szef CSR, a czasem sam prezes. Najlepiej, gdy możemy korzystać z wcześniejszych kontaktów, już przetartych albo z rekomendacji od znajomych. Ale jak wiemy, nie nie zawsze jest to możliwe. Jeśli zaczynam zupełnie od zera, sprawdzam na stronach internetowych i w mediach społecznościowych firmy, kto zajmuje się obszarami sponsoringu/ promocji. Jeśli jest to trudne do ustalenia, to po prostu dzwonię do firmy i pytam, komu powinnam wysłać swoją ofertę.

Dobrym miejscem na spotkanie osób potencjalnie nas interesujących są wszelkiego rodzaju eventy. Tam wystarczy krótka rozmowa, aby przedstawić swój projekt i zapowiedzieć kontakt. Potem jest o wiele łatwiej nawiązać w mailu do takiej rozmowy.

Zwykle w pierwszej kolejności piszę maila z opisem projektu i proponuję spotkanie lub rozmowę telefoniczną. Do takiego kontaktu dobry jest także LinkedIn.

Krok 6 – Spotkanie

Najbardziej lubię spotkanie, bo wiem, że jeśli już do niego doszło, to jest duża szansa na współpracę. Przecież nikt z nas nie lubi tracić czasu. Na spotkaniu zawsze pokazuję prezentację i myślę o tym, jak najlepiej powiązać moja ofertę z daną firmą. Szukam mocnych argumentów przemawiających za współpracą i staram się je mocno akcentować. Pokazując film z działań mojej organizacji, odnoszę się do jego poszczególnych elementów, na przykład do historii konkretnych osób. Zawsze też mówię, jakie firmy są zaangażowane w mój projekt. Ludzie lubią wiedzieć, w jakim będą towarzystwie. Jeśli reprezentujesz nową organizację, skup się na prezentowaniu problemu i planowanych rozwiązań, pokaż zmianę, która zajdzie, gdy Twoje przedsięwzięcie zostanie zrealizowane.

Przede wszystkim prezentuję jednak moje przekonanie do projektu, pozytywne nastawienie, silne utożsamienie w jego ideą. Takie nastawienie staram się przenieść na przyszłego partnera. I bardzo często mi się to udaje :).

Sprawdź, jak możemy pomóc

Potrzebujesz wsparcia w obszarze pozyskiwania funduszy na działania Twojej organizacji?

Scroll to Top