Współpraca barterowa z firmami i instytucjami

Autor:
Joanna Gogolińska

Dobrym uzupełnieniem budżetu przedsięwzięcia może być współpraca barterowa z firmami i instytucjami. Mądrze dobrany barter to nie tylko odciążenie budżetu projektu, ale także szansa na ciekawą współpracę, która może wnieść nasze przedsięwzięcie na nowe, lepsze tory. Zawsze, gdy pracuję nad budżetem projektu zastanawiam się, które pozycje kosztowe mogę pozyskać w ramach barteru. Na czym on polega? Firma lub instytucja oferuje nam nieodpłatnie swoją usługę/ towar w zamian za partnerstwo w projekcie i świadczenia promocyjne.

Czego nam właściwie trzeba, czyli trochę o zasobach

Możliwości barteru są właściwie nieograniczone. Najczęściej spotykane to:

  • przestrzeń (dla eventów),
  • wsparcie ekspertów,
  • usługi,
  • przekazywanie produktów firmy.

Przestrzeń

Jeżeli częścią przedsięwzięcia jest organizacja eventu, można poszukać partnera, który nieodpłatnie udostępni nam miejsce na organizację eventu. Warto zrobić samodzielny research miejsc, które naszym zdaniem byłyby odpowiednie, a następnie napisać listy z propozycją współpracy do dyrektora/ szefa instytucji, która jest właścicielem lub zarządcą miejsca. W naszej propozycji warto opisać nasze przedsięwzięcie (cele, odbiorcy, działania, jakie się odbędą), napisać do czego będzie nam przestrzeń, o którą prosimy i w jakich terminach jest potrzebna (z dodaniem czasu na przygotowanie i posprzątanie po evencie). Warto przewidzieć rolę merytoryczna dla przedstawiciela instytucji – może np. powitać uczestników jako gospodarz miejsca. W naszej propozycji powinna się też pojawić lista działań promocyjnych na rzecz gospodarza (np. logotyp na zaproszeniu, na programie, na stronie internetowej, na materiałach wydarzenia, możliwość wystawienia stoiska w trakcie wydarzenia itp.). Im bardziej konkretna będzie nasza propozycja, tym większa szansa na powodzenie. Warto wysyłać oferty w kilka miejsc, bo dane miejsce może być już zarezerwowane albo dana instytucja nie zdecyduje się na współpracę.

Wsparcie ekspertów

Współpraca z ekspertami z firm i instytucji może wznieść nasz projekty na wyższy poziom merytoryczny. W ten sposób często angażują się na przykład firmy doradcze, dla których udział eksperta to wsparcie szlachetnej inicjatywy, a z drugiej – promocja dla firmy. Ekspertów możemy zaprosić np. do stworzenia raportu, przygotowania i poprowadzenia warsztatów czy innych zajęć, do oceny projektów w konkursie. Ważne jest, aby wcześniej jasno zaplanować współpracę z ekspertami, aby w naszej propozycji konkretnie sprecyzować nasze oczekiwania, harmonogram prac i zaangażowanie godzinowe ekspertów. Trzeba także pokazać, w jaki sposób możemy wypromować zaangażowanie firmy i udział eksperta w naszym projekcie. Eksperta możemy pokazać np. wstawiając zdjęcie i biogram na stronie projektu, a dodatkowo zaprezentować w mediach społecznościowych. Z kolei udział firmy można promować poprzez logotyp na stronie projektu, na zaproszeniu i na materiałach. Czym się różni współpraca barterowa od zaproszenia pojedynczego eksperta na nasze webinarium? Skalą – mówimy tutaj o szerszym zaangażowaniu niż udział w 1 spotkaniu, czyli bardziej o programie działań, gdzie eksperci będą uczestniczyć w kilku warsztatach, czy prowadzić działanie wymagające dłuższej współpracy.

Usługi

Wsparcie barterowe w postaci nieodpłatnej realizacji usług na potrzeby przedsięwzięcia może dotyczyć właściwie każdej sfery działalności. Poszukując takiej współpracy warto wyjść od naszych potrzeb. Usługi mogą dotyczyć np. monitoringu mediów, przewozów naszych materiałów i przesyłek. A barterze można otrzymać usługi księgowe, graficzne, kreatywne. Myślę, że katalog możliwości jest nieograniczony i zawsze warto spróbować. Dobra propozycja współpracy powinna zawierać nasze oczekiwania, czyli opis czego, w jakim zakresie i na jaki okres czasu potrzebujemy. W propozycji powinniśmy także zawrzeć listę świadczeń promocyjnych, czyli pokazanie sposób, gdzie i jak poinformujemy o wsparciu przekazywanym nam przez partnera. Poza standardowymi propozycjami związanymi z pokazywaniem logotypów można spróbować zaproponować jakieś dedykowane świadczenie, związane z realizowana usługą.

Przekazywanie produktów

Wiele firm wspiera przedsięwzięcia przez przekazywanie produktów – na przykład na potrzeby nagród w konkursach. Jeśli uważamy, że tego typu wsparcie będzie dla nas i naszych beneficjentów przydatne, warto ustalić wartość przekazanych produktów i dostosować do nich liczbę i wartość świadczeń promocyjnych na rzecz partnera, aby były adekwatne.

Dlaczego firmy angażują się barterowo?

Barter to jedna z najczęstszych sposobów współpracy i naprawdę wiele firm ją stosuje jako formę promocji, która nie wymaga wyłożenia środków finansowych. Oczywiście nie oznacza to, że barter nie jest kosztem dla firmy – bo przecież usługi rzeczywiście są realizowane, eksperci świadczą pracę i uzyskują za to wynagrodzenie. Są firmy, które wspierają różne przedsięwzięcia przede wszystkim w formie barterów, na przykład firmy doradcze. Dla nich danie dostępu do ekspertów realizujących działania w obszarach istotnych dla firmy to najlepsza forma promocji. Ekspert promuje firmę poprzez swoją wiedzę. Jest to także okazja do nawiązania nowych kontaktów, do sieciowania. Barter pokazuje firmę w lepszym świetle jako wspierającą działania społeczne. Dodatkowo taka współpraca jest chętnie realizowana przez samych ekspertów, którzy cenią takie pozytywne doświadczenia, gdy ich wiedza wspiera ważne dla nich cele społeczne.

Czy barter wyklucza przekazywanie środków

Co do zasady barter nie jest wymienialny na fundusze. Umowa barterowa dokładnie precyzuje, co firma przekazuje, a co otrzymuje w zamian. Przy czym świadczenia obu stron są uznawane za ekwiwalentne. Oznacza to, że usługa jest wyceniana na taką sama kwotę, jak świadczenia promocyjne na rzecz firmy. W umowie pojawia się konkretna kwota i zapisy dotyczące sposobu fakturowania i bilansowania się tych faktur. W przypadku barteru realizowanego bez umowy partnerzy tylko ustalają zakres wsparcia i zakres świadczeń. W przypadku, gdy jakieś świadczenie lub usługa nie mogą być zrealizowane, ustala się świadczenia lub usługi zastępcze.

Jak wygląda oferta współpracy barterowej?

Oferta współpracy barterowej różni się od zwykłej oferty sponsorskiej jedynie formą rozliczeń, czyli zamiast kwoty sponsorskiej wskazujemy oczekiwania odnośnie działań firmy na rzecz naszego przedsięwzięcia. Inne elementy są takie, jak w każdej innej ofercie sponsorskiej, czyli przedstawiamy nasze przedsięwzięcie, pokazujemy rezultaty i korzyści wynikające z jego realizacji dla naszej grupy docelowej oraz dla firmy. Pokazujemy, jak przedsięwzięcie będzie promowane oraz jak promowana będzie firma partnerska.

Jakie świadczenia?

Przygotowując przedsięwzięcie i szykując się do pozyskiwania partnerów, warto stworzyć kilka pakietów sponsorskich i od razu założyć w nich, które z nich będą dostępne dla partnerów barterowych. Zakres świadczeń zależy od skali barteru i jego wartości kwotowej, oczywiście im wyższa wartość, tym świadczenia wyższe. Specyfiką świadczeń promocyjnych jest odniesienie się w nich do samego barteru, czyli np. pokazywanie ekspertów czy pokazywanie realizowanego na rzecz przedsięwzięcia przewozu itp.

Czy warto?

Moim zdaniem zawsze warto pracować z partnerami barterowo i właściwie są same plusy takiej współpracy. Barter pozwala nam pozyskiwać usługi niezbędne dla naszego przedsięwzięcia, czyli obniża koszty projektu. Zaangażowanie ekspertów wzmacnia nasz projekt merytorycznie, uwiarygadnia je, pozwala na jego rozwój, umożliwia networking. Pozyskiwanie ciekawej przestrzeni zwiększa jakość przedsięwzięcia, uwiarygadnia je. Barter daje nam także możliwość pokazania się instytucjom partnerskim, poznania naszego przedsięwzięcia i beneficjentów, pokazuje także jakość naszej pracy, tego jak działamy. W wielu przypadkach to początek wieloletniej współpracy i daje możliwość poszerzenia skali współpracy w przyszłości.

Sprawdź, jak możemy pomóc

Potrzebujesz wsparcia w obszarze pozyskiwania funduszy na działania Twojej organizacji?

Scroll to Top